“服务功能”是档案网站的精髓所在, 通过档案网站不断开创档案服务的新手段, 拓展档案服务的渠道。本文对部分档案网站进行了研究, 发现其服务功能主要体现在以下几个方面:
1) 检索服务:通过检索通道, 网站能否提供档案目录或者全文的在线查找或查阅功能, 能否根据相关信息, 直接快速准确的找到所要查找的档案文件。2) 电子文件全文服务:电子文件的全文在线阅读, 是充分发挥网站服务功能的最好窗口和核心, 也是档案信息化建设的基础。通过电子文件全文, 可以方便用户查找文件, 及时提供服务, 简化了以前手工查找文件及提供服务的繁琐过程。3) 编研服务:主要是指档案的一些编研成果在网上公开展示, 也可直接提供利用。一般档案编研成果属于二、三次文献, 除去需要保密的部分以外, 都可以提供服务。如:学校大事记、文件汇编、年鉴、史料出版等。4) 咨询服务:咨询服务功能可以分为在线或线下两种方式。有条件的网站可以提供在线咨询服务, 能及时和更快的解决用户提出的各种问题。线下咨询服务, 可有专人负责, 根据用户的相关咨询, 解答问题。
5) 展览服务:改变了传统的展览方式, 通过网络手段, 使用户在线浏览馆藏精品档案和特色档案, 使展览更加多彩多样, 以此来增加档案的使用程度。6) 教育服务:进行专业和学术方面的档案教育, 例如档案学会、档案学术期刊、学术论文、培训、继续教育等等, 同时进行史实档案方式的爱国主义教育。7) 链接服务:主要是提供各关联高校档案网站的链接, 国内外、省市档案网站及政府、情报、图书、传媒等相关信息资源的链接。8) 日常事务服务:如今电子政务不断推进和使用, 档案网站进一步成为了政务信息公开的窗口, 经过文件上网和传输, 实现文档异地修改、保存和资源共享, 提高行政办事效率。9) 交流服务:档案网站为档案工作者之间、档案工作者与用户之间、用户和用户之间提供的一个交流服务的平台。经过在网站建立的留言信箱、信息公告栏、论坛等方式, 听取用户的有效建议, 实时了解对档案工作的意见和改进建议, 以此让档案管理与档案服务不断完善进步。